Vos techniciens passent combien de temps sur la route chaque jour ? Une heure ? Deux ? Trois ? Soyons honnêtes : la plupart des responsables maintenance que j’accompagne n’osent même pas faire le calcul. Le planning Excel fonctionne, enfin… à peu près. Les urgences se gèrent au téléphone, et tout le monde fait de son mieux. Le problème, c’est que « de son mieux » représente souvent des dizaines de kilomètres inutiles par jour et par véhicule.
Les 3 gains clés d’un logiciel de planification :
- Réduction de 15 à 30% du kilométrage grâce à l’optimisation automatique des itinéraires
- 1 à 2 interventions supplémentaires par technicien et par jour
- Rapports terrain dématérialisés qui suppriment la ressaisie du soir
Ce qui plombe vos tournées actuelles (et ce que vous n’osez pas calculer)
Dans mon accompagnement de PME du secteur maintenance en France, j’observe fréquemment un schéma qui se répète. Le matin, le responsable passe une bonne heure à dispatcher les interventions. Il connaît son équipe, il sait qui est compétent sur quoi, mais il jongle avec des contraintes qu’aucun tableur ne peut vraiment gérer. Résultat : des trajets qui se croisent, des techniciens qui repassent devant le même quartier à deux heures d’intervalle.
15-25%
des interventions nécessitent un second passage quand on planifie uniquement sur critère géographique
Ce constat varie selon la polyvalence des équipes, mais le mécanisme reste le même. Vous envoyez le technicien le plus proche géographiquement, sauf qu’il n’a pas la compétence requise. Ou qu’il lui manque la pièce. Ou que le client n’est finalement pas disponible sur ce créneau. Et voilà un retour sur site qui aurait pu être évité.
L’autre poste invisible, c’est l’administratif. Vos techniciens rentrent le soir, et il faut encore rédiger les comptes-rendus. Combien d’informations se perdent entre le terrain et le rapport final ? Franchement, personne ne se souvient de tous les détails à 18h après six interventions. Cette ressaisie représente facilement 30 à 45 minutes par jour et par personne. Multipliez par le nombre de techniciens, par le nombre de jours ouvrés…
Les 4 mécanismes qui changent la donne avec un logiciel de planification
Un logiciel de planification, ce n’est pas juste un calendrier numérique. Ce qui fait vraiment la différence, ce sont les algorithmes qui tournent en arrière-plan. Voici comment ça fonctionne concrètement, sans le discours commercial.
Les mécanismes d’optimisation d’un logiciel de planification
-
Le calcul d’itinéraire multi-contraintes
L’algorithme ne cherche pas le trajet le plus court entre deux points. Il calcule la meilleure séquence d’interventions en tenant compte des fenêtres horaires client, des temps de trajet réels (pas théoriques) et des durées d’intervention estimées.
-
L’affectation par compétences
Chaque technicien a un profil : habilitations, formations, historique d’interventions. Le logiciel matche automatiquement l’intervention avec le bon profil, ce qui évite d’envoyer quelqu’un qui devra rappeler un collègue.
-
La géolocalisation temps réel
Quand une urgence tombe, vous savez exactement où se trouve chaque membre de l’équipe. Réaffecter une intervention devient une décision de quelques secondes, pas un casse-tête téléphonique.
-
La saisie terrain dématérialisée
Le technicien remplit son rapport sur place, prend des photos, fait signer le client. Tout est synchronisé immédiatement. Fini la ressaisie du soir.
D’après une étude de cas PTV Logistics 2025, la société COPRAUDIT a pu absorber jusqu’à 25% d’activité supplémentaire lors des pics de demande après avoir déployé un outil d’optimisation. Ce n’est pas magique : c’est simplement que les trajets inutiles disparaissent.
Les entreprises qui cherchent à optimiser les tournées de maintenance constatent généralement des gains dès les premières semaines. Les fonctionnalités courantes d’une GMAO incluent souvent un module de planification, mais certains outils spécialisés vont plus loin dans l’optimisation algorithmique.
Ce que vos techniciens gagnent vraiment au quotidien
La question que posent souvent les responsables maintenance : « Mes gars vont-ils accepter l’outil ? » C’est légitime. Selon une étude L’Usine Nouvelle et KPMG, 83% des techniciens de maintenance sont décisionnaires ou donnent leur avis sur la digitalisation dans leur entreprise. Ce n’est plus un sujet imposé d’en haut.
Comment Stéphane a réduit de 35% le kilométrage de son équipe
J’ai accompagné Stéphane en 2023. Il est responsable maintenance pour une société de climatisation en Île-de-France. Son équipe : 8 techniciens, environ 25 interventions par jour à dispatcher. Avant, chaque technicien organisait plus ou moins sa propre journée à partir d’une liste transmise par SMS le matin.
Le problème : des trajets redondants permanents. Un technicien pouvait passer trois fois dans le même secteur de Cergy alors qu’un collègue était déjà sur place le matin. Sans parler des retours au dépôt pour récupérer une pièce oubliée.
Après passage à un logiciel de planification avec affectation automatique et géolocalisation : réduction de 35% du kilométrage mensuel en 4 mois. Les techniciens les plus réticents au début sont devenus les plus enthousiastes, parce qu’ils passaient moins de temps dans les bouchons.
Ce qui a surpris Stéphane, c’est le temps gagné sur l’administratif. Ses techniciens ne passent plus 30 à 40 minutes le soir à rédiger des comptes-rendus. Tout est fait sur place. Les photos sont datées et géolocalisées automatiquement. Ça paraît anodin, mais sur un mois, ça représente une dizaine d’heures récupérées par personne.
Selon les données clients Planilog, certaines entreprises ont économisé jusqu’à 35 000 heures de travail grâce à l’optimisation de leur planification. Évidemment, ça dépend de la taille de l’équipe et du volume d’interventions. Mais le ROI se mesure généralement en quelques mois, pas en années.
Vos questions sur l’optimisation des tournées
Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel de planification ?
Dans les déploiements que j’ai accompagnés, comptez entre 4 et 8 semaines selon la taille de l’équipe. La timeline typique : paramétrage des zones et compétences la première quinzaine, formation de l’équipe terrain ensuite, puis passage en production assistée avant l’autonomie complète vers le deuxième mois. Ce n’est pas un big bang : on y va progressivement.
Les techniciens expérimentés vont-ils accepter de changer leurs habitudes ?
C’est souvent la crainte numéro un. En pratique, les profils moins à l’aise avec le numérique s’adaptent en 2 à 3 semaines avec un accompagnement correct. Le déclic vient généralement quand ils réalisent qu’ils passent moins de temps sur la route et plus de temps chez le client. Ce qui compte, c’est d’impliquer l’équipe dès le départ, pas de leur imposer un outil sans explication.
Quel gain réel peut-on espérer sur le kilométrage ?
Les fourchettes que j’observe tournent autour de 15 à 30% de réduction. Ça dépend beaucoup de votre situation de départ. Si vos tournées sont déjà plutôt bien organisées, le gain sera plus modeste. Si c’est un peu le chaos (ce qui est plus fréquent qu’on ne l’avoue), le gain peut être spectaculaire dès les premières semaines.
Faut-il une GMAO complète ou un logiciel de planification suffit ?
Ça dépend de vos besoins. Une GMAO gère aussi les stocks, les achats, l’historique des équipements. Un logiciel de planification se concentre sur l’optimisation des tournées et l’affectation des ressources. Mon avis : commencez par la planification, c’est là que les gains sont les plus rapides. Vous pourrez toujours ajouter des briques ensuite.
Et maintenant ?
Si vous ne devez retenir qu’une chose, c’est celle-ci : l’optimisation des tournées n’est pas un luxe réservé aux grandes structures. Les outils actuels sont accessibles aux PME et le retour sur investissement se compte en mois, pas en années. Le vrai frein, c’est souvent la peur du changement, pas le budget.
Avant de vous lancer, posez-vous cette question : combien d’heures votre équipe passe-t-elle réellement sur la route chaque semaine ? Si vous n’avez pas la réponse précise, c’est peut-être le premier indicateur qu’il y a matière à optimiser.