Considéré comme un outil de planification par excellence, un agenda partagé facilite la gestion du temps, de la vie privée ainsi que de la vie professionnelle. Au sein d’une entreprise, en posséder rend la réalisation des tâches beaucoup plus simple, surtout pour les responsables. Pour la gestion de projet par exemple, il permet de noter les réunions ainsi que les évènements clés du projet en question. Il aide en même temps à ne pas se perdre en ce qui concerne les échéances des missions à remplir. Par conséquent, vous n’aurez plus à essayer de vous souvenir de tout, le calendrier s’en occupe déjà. Le but, c’est que vous puissiez vous concentrer davantage sur vos responsabilités quotidiennes afin de booster votre productivité. Cependant, les outils à la disposition des usagers sur Internet semblent divers, en choisir un ne s’avère pas aussi facile.
Comprendre l’importance de disposer d'un agenda partagé
Avant de choisir l’organisateur en ligne qui correspond à ses attentes, il s’impose de comprendre son importance et son utilité. Son utilisation permet en effet d’organiser au mieux certaines tâches à remplir au quotidien. Il aide à planifier la date, l’heure et même le lieu de chaque rendez-vous. Selon la situation, il facilite également l’organisation d’une activité sans consulter directement chaque participant. Dans l’agenda, tous les membres peuvent voir les activités de chacun. C’est ce qui assure d’ailleurs une meilleure communication entre les collaborateurs. Bref, cet outil permet de programmer en une seule fois les rendez-vous, puis les membres de l’équipe y accèdent. Pour en savoir plus sur le sujet, consultez joynit.fr
Toutefois, au-delà des partages, certains outils aident aussi à attribuer les évènements, les réunions, les rendez-vous …, et cela ne nécessite pas la participation de l’organisateur principal. Dans ce genre de situation, il s’agit d’une affectation d’évènement dans l’agenda. Notez juste que si vous pensez employer l’organisateur pour la gestion de votre vie personnelle, tous les membres ont le droit de le consulter. Ils peuvent en même temps y créer d’autres évènements.
Les qualités requises d’un bon agenda partagé
Le choix d’un agenda partagé ne doit pas se faire au hasard. Ainsi, optez pour celui qui est simple à manier. Il vous aide à piloter vos projets, donc, ne perdez pas votre temps avec un outil qui n’est pas fluide par exemple. Vous devez avoir la capacité d’optimiser votre temps, de planifier vos missions, d’ajouter des évènements sur chacun de vos projets, de mieux visualiser les jalons de votre projet ainsi que les échéances de chaque tâche et les créneaux de réunion. Optez pour un organisateur en ligne qui vous donne une visibilité à court, moyen et long terme sur toutes vos missions ou même celles de l’équipe.
Retenez que l’agenda partagé vous est également accessible en tout temps en ligne, que vous vous trouviez au bureau, chez vous ou encore dans le métro. Assurez-vous qu’il propose plusieurs fonctionnalités pour vous permettre de visualiser en quelques clics seulement votre planning. Si possible, misez sur un outil qui intègre la technologie moderne.
Les points essentiels à prendre en compte avant de choisir
À part la fluidité et les fonctionnalités, prenez en compte quelques points importants. Tout d’abord, vérifiez s’il vous permet de gérer de multiples plannings. Privilégiez un agenda qui simplifie la planification, que cela soit pour 3 ou pour 10 collaborateurs. Sachez qu’un agenda papier n’est donc pas adapté à ce besoin surtout si c’est pour piloter une activité avec plusieurs participants. Ensuite, prenez également en considération la facilité d’affichage. Pour cela, vous pouvez choisir en fonction de votre propre goût visuel. N’hésitez pas à adopter un code couleur, une personnalisation des lignes, etc. Cela dit, vous devez avoir la capacité de faire en sorte à ce que l’outil vous ressemble, mais tout en respectant les besoins de vos collaborateurs.
Pour terminer, pensez à utiliser un agenda en ligne qui soit personnalisable et flexible. Soyez donc certain que vous avez la capacité d’adapter l’outil à vos besoins. Par exemple, il est possible que vous ayez besoin d’inclure dans vos rendez-vous un code d’intervention ou dans vos dossiers des numéros … La plupart du temps, les agendas numériques proposés sur Internet donnent juste quelques champs de base à remplir. Mais avec un agenda dédié, vous avez la possibilité d’y ajouter des champs complémentaires.
Pourquoi pas un agenda numérique qui permet l’interopérabilité ?
Vous n’allez pas œuvrer seul dans vos tâches, vous devez engager d’autres participants. Il est possible que vos collaborateurs disposent déjà de leur propre agenda. Ne compliquez pas les choses, facilitez-leur la tâche en les offrant un planning professionnel les permettant d’interopérer avec leur outil déjà existant.
Avec les différentes offres disponibles en ce moment, ne commettez pas l’erreur de choisir le premier outil que vous trouviez sur internet. Misez sur celui qui vous facilite l’analyse. En tout temps, vous devez traiter, filtrer et analyser le flux de données dans votre agenda. Privilégiez dans ce cas un organisateur qui vous donne la capacité d’avoir une visibilité simplifiée sur vos activités.
