Comment avoir de la visibilité et le contrôle complet sur vos tâches ?

visibilité et le contrôle complet sur vos tâche

Certaines entreprises investissent des ressources colossales dans certains projets. Pourtant, combien de projets sont avortés en raison d’un manque d’organisation, de temps, de ressources matérielles ou de budget ? La gestion de projets n’est pas toujours aisée. Elle implique, le plus souvent, la collaboration de nombreuses personnes, l’échange de documents, une planification rigoureuse, une communication régulière ou encore des réunions physiques rassemblant tous les protagonistes. Il est alors très difficile pour le responsable de projets ou pour les différents acteurs d’avoir une vue d’ensemble et de connaître l’état d’avancement de chacun. C’est pourquoi, il convient d’avoir recours à un logiciel de gestion de projet en ligne.

1. Lutter contre la dispersion avec la gestion de projet en ligne

Selon Diderot, « Celui qui disperse ses regards sur tout, ne voit rien ou voit mal ». La dispersion est sans aucun doute le pire ennemi de la gestion de projet. Dispersion technique, tout d’abord, avec l’utilisation d’une multiplicité d’outils, de fichiers, de formats suscitant parfois des problèmes d’interopérabilité. Dispersion temporelle, ensuite, avec la nécessité de communiquer ou de faire suivre les différents documents à chaque collaborateur, ce qui accroît la marge d’erreurs compte tenu des différentes versions de fichiers ou des oublis inhérents. Dispersion organisationnelle avec l’exigence de disponibilité induite par l’organisation de réunions régulières pour faire le point sur l’état d’avancement de chaque collaborateur. Dispersion financière, enfin, au regard de la perte de temps et des coûts importants liés à la maintenance, à la sécurité ou à la sauvegarde des données induites par les solutions « offline ». Pourtant, cette dispersion peut être surmontée par l’utilisation d’un outil de gestion de projet en ligne.

2. Une définition du logiciel de gestion de projet en ligne

Un outil de gestion de projet en ligne est un programme informatique qui rassemble un grand nombre de fonctionnalités spécifiques dédiés à la gestion de projet. Celui-ci fonctionne à l’aide du réseau internet, en mode SaaS, avec une externalisation de la sauvegarde des données sur le cloud ou nuage. Les avantages qui en résultent sont évidents et expliquent la montée en puissance de son utilisation par les entreprises.

3. L’intérêt d’une gestion de projet en ligne

Concentrer en un seul point l’ensemble des données d’un projet et permettre à chaque collaborateur d’y accéder quelle que soit sa localisation. C’est offrir des conditions de travail stables et un accès à toutes les données à tout moment. C’est pouvoir suivre l’état d’avancement de chacun et avoir la maîtrise du temps. C’est donner à chacun la possibilité d’échanger, de partager, de modifier ou de corriger. Finalement, réaliser un projet en ligne reste la meilleure façon de fédérer l’ensemble des collaborateurs autour d’un projet commun et, par conséquent, de le mener à bien. La solution en ligne permet également d’alléger les coûts de maintenance et de stockage des données. Elle offre une sécurité plus importante aux utilisateurs, compte tenu des contraintes légales et réglementaires qui pèsent sur les éditeurs de ces solutions.

4. Les différentes fonctionnalités du logiciel gestion de projet en ligne

Ces dernières années, il existe un réel engouement des entreprises pour la gestion de projet en ligne. La mise en place de plannings est l’une des fonctionnalités de base et la clé de la réussite d’un projet. Celle-ci permet de déterminer les priorités et de définir des délais pour chacune des tâches. Elle offre à tout un chacun et surtout au responsable une vue d’ensemble précise sur l’avancement de chaque collaborateur. Par ailleurs, les fonctionnalités relatives à la diffusion de documents permettent de disposer de données actualisées en temps réel, de générer des rapports, graphiques, tableaux et autres instruments de contrôle de l’activité. Des outils de communication sont également intégrés pour faciliter les échanges et améliorer la collaboration.

De la réussite d’un projet dépend, le plus souvent, la réputation d’une entreprise, l’accès à un nouveau marché, la promotion d’une carrière, la cohésion d’un groupe ou un positionnement concurrentiel. Et si le succès pouvait-être garanti par l’utilisation d’un outil de gestion de projet en ligne ?

Descartes, le célèbre philosophe, affirmait qu’il n’y a pas d’intelligence, seulement de la méthode. Le projet en ligne est assurément cet outil méthodologique qui permet de planifier, coordonner, sécuriser et mener à son terme les plus complexes ambitions. Pour s’en convaincre, il suffit simplement de l’essayer. Et comme, l’énonce le publicitaire, l’essayer c’est l’adopter.