Publié le : 04 octobre 20196 mins de lecture
On trouve actuellement sur le marché un large choix de logiciels pour gérer les projets et il peut s’avérer difficile de choisir un modèle qui convienne aux besoins de son entreprise. Voici quelques indications qui pourront vous aider dans votre sélection.
- L’intérêt d’un logiciel pour la gestion de vos projets
- Les différents types de logiciels de gestion
- Le logiciel de type « personnel »
- Le logiciel de type « collaboratif »
- Le logiciel de type « intégré »
- La sélection du logiciel de gestion de projet
- 1. Définissez vos besoins
- 2. Trouvez un fournisseur pour votre projet logiciel
- 3. Sélectionnez les fonctionnalités
- Quelques précautions…
L’intérêt d’un logiciel pour la gestion de vos projets
Utiliser un outil de gestion projet permet à une entreprise de suivre en temps réel le développement de tous ses projets en cours (surtout les travaux de groupe) au quotidien. Il répond adéquatement à ses besoins de communication et d’organisation, tant à l’interne qu’à l’externe. Ce type de gestion administrative et organisationnelle contribue également à réduire les risques encourus, tout en maintenant un équilibre souhaitable entre le budget, les échéances prévues ainsi que la qualité des procédés de réalisation. Il s’agit d’un outil gestion de projet polyvalent pour maîtriser les coûts relatifs aux différents dossiers et contrôler les flux d’informations. Il favorise le partage des documents et des données, grâce à une interface dite « intuitive » – ce qui permet aux autres membres d’une équipe d’interagir et d’éditer leurs compte-rendus. Assurez-vous de vous procurer un produit d’un fournisseur reconnu pour sa notoriété et pour la qualité des fonctionnalités qu’il propose (par exemple, le site spécialisé z0gravity.com).
Les différents types de logiciels de gestion
Ces outils de gestion sont disponibles en mode local (installés directement sur le serveur d’une entreprise) ou en mode externalisé (SaaS), intégrés au progiciel d’une entreprise, et disponibles via un abonnement sur un site Internet. Certains fournisseurs proposent ces deux options. Habituellement, on choisit le type de logiciel de gestion de projet en fonction de la taille de son entreprise. Il existe 3 principaux types de logiciel : personnel, collaboratif ou intégré. Voyons en quoi ils se différencient :
Le logiciel de type « personnel »
Il comporte surtout des fonctionnalités de base telles qu’échéancier, calendrier, liste des tâches…et est utilisé par un petit nombre de personnes. Il s’avère un bon choix pour une petite entreprise.
Le logiciel de type « collaboratif »
Généralement externalisé ou installé sur le serveur d’une entreprise, il présente des fonctionnalités plus élaborées : blogs, stockage de documents, wikis, édition de fichiers partagés, création d’une base de données, forums et autres. Il convient surtout à un plus grand nombre d’utilisateurs, dans une entreprise de plus grande taille.
Le logiciel de type « intégré »
Ce modèle, intégré en tant que module au progiciel d’une société, est très polyvalent et il comporte des fonctionnalités plus spécifiquement adaptées aux applications pratiques que nécessite une entreprise. Il prend en charge, entre autres les tâches, les relations clients, la facturation ou encore le support technique. Il peut être adapté à la taille de l’entreprise.
La sélection du logiciel de gestion de projet
Vous pouvez faciliter la recherche de votre outil de gestion de projet et effectuer une sélection plus avisée, si vous suivez les étapes décrites ci-dessous :
1. Définissez vos besoins
Préparez un cahier des charges pour mieux cibler vos besoins par priorité (essentiels, importants, souhaitables). Prenez aussi le temps de vérifier que tous les processus sont uniformisés au sein de votre société. Si nécessaire, consultez tous les intervenants qui participent, de près ou de loin, à la gestion du projet (ou des projets) en question.
2. Trouvez un fournisseur pour votre projet logiciel
Effectuez une recherche pour trouver les fournisseurs qui sont situés à proximité de votre bureau et qui disposent d’un site professionnel. Soumettez au fournisseur consulté votre cahier des charges pour connaître quelles sont les solutions qu’il vous suggère pour le suivi de vos projets. Fixez-lui un délai de réponse raisonnable (un mois, au maximum).
3. Sélectionnez les fonctionnalités
et les outils que devra comporter votre logiciel de gestion, en fonction des activités et du nombre de projets à gérer dans votre entreprise.
Quelques précautions…
Avant de vous engager par écrit, informez-vous sur ce que comportent le plan d’implantation du fournisseur et les conditions du contrat. Il peut être nécessaire de réaliser une analyse fonctionnelle de vos besoins et des contraintes qu’impliquent les projets. N’hésitez pas à demander une démonstration du logiciel de gestion. Vérifiez bien que la solution suggérée pourra s’adapter aux possibles changements dans le futur. Plusieurs fournisseurs acceptent de prêter gratuitement le logiciel de gestion de projet pendant 30 jours, afin de pouvoir l’évaluer. C’est une option intéressante pour vous assurer qu’il corresponde bien aux différentes activités au sein de votre entreprise.
